首先，建立一个办公用品的清单或目录是很重要的。在清单或目录中，详细列出所有的办公用品名称、数量和规格，以及存放的位置和使用方式。这样可以帮助员工更好地了解办公用品的种类和使用方法，并且方便查找和管理。

其次，要设立一个专门的存放办公用品的区域。这个区域可以是一个仓库、柜子或者抽屉，视办公用品的种类和数量而定。在区域内，可以使用标签或者分类盒子来区分不同的办公用品，并且按照使用频率和重要性进行排列。这样可以节约时间和精力，使员工能够快速找到所需的办公用品，提高工作效率。

第三，要建立一个有效的办公用品申领和领用制度。制定一套明确的规定和程序，规定员工申领和领用办公用品的方式和流程。员工在需要使用办公用品时，必须填写申领单或者发起申请，并经过主管或相关部门的批准后，才能领取办公用品。这样可以确保办公用品的合理分配和减少浪费。

第四，定期进行办公用品的盘点。盘点是很重要的一项工作，可以帮助公司更好地了解办公用品的使用情况和库存情况，及时发现和解决问题。盘点可以根据需要进行，可以是每个月、每个季度或每年进行一次。在盘点时，要逐个检查办公用品的数量和质量，并将盘点结果记录在文件中。

第五，加强办公用品的保养和维护工作。办公用品的保养和维护工作是平时容易被忽视的一项工作，但它对于办公用品的使用寿命和质量保证起着重要作用。例如，对于电子设备和电脑等办公用品，要定期清洁和检查，确保正常运行和使用。对于易破损的办公用品，要妥善保管和注意使用，减少损坏和浪费。

接下来，加强对员工的办公用品管理培训。在公司内部要组织相关的培训和宣传活动，向员工普及办公用品的保管和管理知识，并强调使用办公用品的重要性和必要性。同时，通过提供必要的工具和设备，鼓励员工积极参与办公用品的管理和保管工作，形成一个共同维护办公用品的氛围。

总之，办公用品的妥善保管是一项需要付出持续努力和管理的工作。通过建立清单、存放区域、制定制度、定期盘点、保养维护以及加强培训，可以有效地保护办公用品的完整性和可用性，提高员工的工作效率和公司的运营成本。

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